Mónica Paiva, Responsável Financeira da Generis

A Generis surge no mercado da indústria farmacêutica em 2001, assentando a sua actividade na promoção e comercialização de medicamentos genéricos. Em 2003, a participada do Grupo Farma APS, o líder nacional de vendas hospitalares, vê a sua actividade disparar em flecha, atingindo um volume de vendas de 9,5 milhões de euros e, em 2004, um total de 14,9 milhões de euros. Tal crescimento valeu-lhe o título de empresa líder na oferta de medicamentos genéricos em Portugal.

Se no início da sua actividade, apenas alguns aspectos eram controlados internamente enquanto o grosso da sua área financeira era externa, devido ao reduzido número de produtos e à pequena estrutura de colaboradores, o salto de crescimento dado de 2002 para 2003 obrigou a Generis a repensar todo o seu modo de gestão. ''O salto foi de tal maneira grande que a necessidade de ter a informação agregada se tornou muito urgente'', explica Mónica Paiva, Responsável Financeira da empresa.

A busca de uma solução de negócio foi o passo seguinte, tendo imediatamente o nome da SAP surgido como potencial e principal resposta ao problema. ''Vimos várias apresentações, entre elas a da ROFF (smartpharma by ROFF) e, dado o nome da SAP no mercado, e dada também a minha experiência com ERP de outros fabricantes, a escolha recaiu em SAP. É conhecido, tem prestígio, não vai acabar de hoje para amanhã'', refere Mónica Paiva.

O objectivo principal seria que a área financeira da Generis fosse ''trazida para dentro de casa'', bem como conseguir gerir mais eficientemente as existências da empresa. Conforme explica a responsável financeira, ''se as grandes empresas estão a mudar para SAP porque não avançamos para uma solução SAP, capaz de responder às crescentes necessidades da indústria farmacêutica?''.

Operacionalidade em tempo record

A implementação do produto smartpharma by ROFF, uma solução mySAP All-in-One, arrancou imediatamente em Janeiro de 2004 e, apenas, um mês e meio depois, a área financeira entrava em produtivo. A implementação da parte logística foi menos célere, dada a necessidade de criação de processos de raiz, de agregação com o operador logístico, bem como da reunião dos históricos de vendas.

Contudo, em finais de Junho, tudo estava operacional. A rapidez da implementação da solução foi um dos pontos que mais surpreendeu Mónica Paiva. ''Numa palavra, loucura'', foi o comentário da responsável financeira e que explica a luta diária contra o tempo para reunir toda a informação dispersa por diferentes soluções e locais, de forma a agregá-la correctamente. No final, a Generis estava apta a ''pensar segundo a forma SAP''; todas as peças estavam agora juntas e formavam uma só empresa, ''uma Generis dentro do smartpharma''.

Com efeito, a grande vantagem deste produto para uma empresa como a Generis é a visão que esta agregação de dados num só sistema permite. ''Através do SAP consigo obter uma série de dados, facilmente transpostos para relatórios de informação, verdadeiras ferramentas de gestão para várias áreas funcionais da empresa; algo que não era possível no passado'', explica Mónica Paiva.

Por outro lado, o smartpharma by ROFF possibilitou a automatização das transacções diárias entre a Generis e o seu operador logístico, assim como a automatização da emissão de facturas para os clientes. O controlo das existências, no entanto, não entrou em operativo a 100% devido a questões de ordem meramente humana. Ainda assim, é uma questão que rapidamente pode ser ultrapassada com a implementação do componente MRP (Material Requirements Planning), uma ferramenta desenhada para o controlo activo de existências através da emissão de avisos e de ordens de compra quando se atingem níveis mínimos.

Dar o exemplo

Ao fim de todo este processo, na memória da Generis e, em particular, de Mónica Paiva, fica a facilidade de aceitação e de habituação ao produto por parte de todos os utilizadores. Conforme refere a responsável, ''foi tudo tão novo quanto o sistema. Não houve mudança de mentalidade, foi inovação''.

Efectivamente, esta aposta na inovação não só começa a dar os seus frutos como também se tem revelado um exemplo a seguir. Com a implementação do smartpharma by ROFF, a Generis partiu do zero para chegar à utilização de uma solução com a qual está plenamente satisfeita. Um acto de pioneirismo dentro do Grupo Farma, que levou a casa-mãe a enveredar igualmente por uma solução SAP e usufruir, em pleno, de todo o potencial de eficiência que lhe pode proporcionar.

Sendo o maior grupo português no mercado dos medicamentos genéricos e no mercado hospitalar, o Grupo Farma APS já merecia uma solução deste tipo.

Dados do Projecto

Empresa: Generis

Sector: Indústria farmacêutica (medicamentos genéricos)

Soluções SAP: mySAP All-in-One (smartpharma by ROFF)

Hardware: HP/Compaq ML570

Sistema Operativo: Windows 2003 Server

Base de Dados: SQL Server

Para informação detalhada sobre a solução smartpharma by ROFF, consulte o site smartpharma by ROFF.