A experiência comprovada da SAP e da ROFF, consubstanciada pela constante procura de novas soluções e oportunidades no suporte aos clientes, têm permitido concretizar com sucesso algumas iniciativas nesta área, das quais se destacam;

• EDI (Electronic Data Interchange);
• Factura Electrónica Desmaterializada;
• VMI (Vendor Management Information);
• CPFR (Continuous Planning and Forecasting Replenishment).

Como facilitador neste tipo de iniciativas, contextualizando o princípio base, que se traduz por uma integração dos processos nas empresas e entre empresas, a SAP disponibiliza a ferramenta SAP XI – Exchange Infrastructure, que facilita a integração da informação relevante para os processos envolvidos, através da troca de um conjunto de mensagens, devidamente estruturadas e tipificadas, garantindo fluidez, qualidade, flexibilidade e transparência na informação transaccionada.

Esta ferramenta, por outro lado, permite também a partilha de informação entre sistemas heterogéneos detidos pelas entidades envolvidas. A possibilidade de trocar formatos de mensagens, entre sistemas SAP e outras plataformas, é bastante facilitada, dado ser possível a utilização de regras que estão na base dos vários formatos existentes, ie. EDIFACT 93A, EDIFACT 96A, XML, ou outros.

Dependendo do âmbito do processo envolvido, e aplicando a tecnologia que a SAP disponibiliza às necessidades do negócio, podem ser utilizadas outras ferramentas, como é excelente exemplo o SAP Enterprise Portal. Desta forma, para além da integração de sistemas, é possível a partilha da informação através da Internet.

Um caso concreto de aplicação directa destas tecnologias em iniciativas de parceria, é a relação entre Produtores e Distribuidores, trabalhando em conjunto, na concretização do objectivo último, na resposta às necessidades do consumidor final.

Por forma a concretizar este tipo de iniciativas, garantindo facilidade e transparência ao longo de todo o processo de implementação, alguns aspectos deverão ser salvaguardados, dos quais se destacam:

• Definição de uma equipa multidisciplinar, por forma a garantir fluidez e alinhamento ao longo de todo o processo entre as entidades envolvidas;
• Estudo pormenorizado do processo envolvido e identificação de toda informação relevante;
• Identificação de eventuais dificuldades, com o objectivo de se encontrarem soluções;
• Clareza na identificação de objectivos comuns, a curto, médio e longo prazo;
• Timings para concretização dos vários passos na implementação;
• Estimativa de custos e impacto nos processos existentes, bem como do retorno do investimento;
• Acordo de Níveis de Serviço
• Formação adequada dos recursos humanos envolvidos;
• Tecnologia de Suporte

Na fase inicial de implementação da tecnologia de suporte às iniciativas de parceria, torna-se imprescindível concretizar uma colaboração de cariz mais operacional entre as entidades envolvidas, no sentido de identificar oportunidades de melhoria e depurar determinados aspectos, por vezes ocultos, mas com impacto no sucesso da implementação. Esta colaboração permite identificar e resolver determinadas situações, tais como alinhamento de dados mestre, preços, níveis de serviço. Por outro lado, permite também estabelecer regras de funcionamento e aplicação de standards.

À semelhança de outros processos, as iniciativas de colaboração entre parceiros evoluem, naturalmente, para fluxos mais complexos, com o intuito de responder com maior eficácia às solicitações do mercado.

Como exemplo, podemos detalhar a evolução de uma iniciativa de parceria entre Produtor e Distribuidor, utilizando para tal as potencialidades das ferramentas disponibilizadas pela SAP:

1ª Fase (EDI)

Integração de informação utilizando SAP XI:

• Alinhamento de Dados Mestre entre Produtor e Distribuidor; ie. Códigos EAN, Preços, Unidades, outros aspectos relevantes no processo;
• Pedido de Fornecimento (Distribuidor > Produtor);
• Aviso de Fornecimento (Produtor > Distribuidor);
• Factura (Produtor > Distribuidor);

2ª Fase (Factura Electrónica Desmaterializada)

Integração de informação utilizando SAP XI:

• Factura Electrónica Desmaterializada (Produtor > Distribuidor), eliminando o envio da Factura em papel e utilizando um repositório digital de Facturas Electrónicas;

3ª Fase (VMI - Vendor Management Information)

Integração de informação utilizando SAP XI:

• Inventário de Stocks (Distribuidor > Produtor). O Distribuidor pretende com este fluxo, partilhar diariamente a informação com o Produtor, para que este último, detenha informação relevante por forma a poder estimar as necessidades do seu Cliente;
• Estimativa de Aprovisionamento – “Proposta de Aprovisionamento” (Produtor > Distribuidor); este fluxo deverá substituir o tradicional Pedido de Fornecimento, após o Produtor conseguir estimar, de forma o mais aproximada possível, os consumos do Distribuidor;
• Confirmação da Estimativa de Aprovisionamento (Distribuidor > Produtor);

4º Fase (CPFR - Continuous Planning and Forecasting Replenishment)

Partilha de informação utilizando SAP Enterprise Portal

• Plano de negócio em conjunto, planeamento de Produtos (Distribuidor e Produtor);
• Previsão de Vendas;
• Previsão de Encomendas;
• Verificação de excepções e desvios;
• Utilização, na sua plenitude, do processo VMI;

Esta breve súmula de avanços tecnológicos torna bem perceptível o esforço desenvolvido pela ROFF e SAP, no sentido de adaptar as suas ferramentas à estratégia das empresas, tornando os processos eficientes, culminando com uma resposta eficaz às solicitações do mercado.

Em suma, analisando o investimento aplicado, versus o retorno obtido com a implementação deste tipo de iniciativas, verificamos que supera, numa larguíssima maioria das situações, as expectativas das empresas; mas para tal, e como em tudo, é necessário ter em mente alguns factores críticos de sucesso, tais como Confiança, Vontade, Compromisso, Espírito de Equipa e acima de tudo, não descurar um aspecto importante, característico de um ambiente de Parceria: “Todos Ganham!”

Nuno Perez
Consultor Sénior ROFF Logística, Especialista em colaboração inter-empresarial